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【デイサービスのキャンセル料】うまく使えば利用者の休みが減る!?

投稿日:2017年12月1日 更新日:

デイサービスのキャンセル料

皆様のデイサービスではキャンセル料を取っていますか?

キャンセル料とは予定の入っているご利用者様がお休みとなってしまった場合にいただく料金のことです。
デイサービスは定員のあるサービス業です。
定員が10名で、登録数(来所予定)が10名だとしたら、いくら他にご利用を希望されていてもそれ以上受け入れることが出来ません。
ですから突然お休みが決まってしまうと、他にご利用したい人がいたのに関わらず穴埋めをすることが出来ず売上が下がってしまいます。

こんな時にいただくのがキャンセル料ということになります。

キャンセル料の意味

キャンセル料を設定する理由は主に下記の2つになります。

売上減を補填するため

まず売上の減収を補填するためにキャンセル料を取る方法があります。
例えば、介護度3のご利用者様が利用した場合の売上は7~9時間利用ですと大体1万円程度ですし、3~5時間の利用ですと6,000円程度になります。
これがキャンセルになってしまうとまるまる売上が減少してしまいます。
ですから、売上を補填するためのキャンセル料は数千円単位の金額の設定が必要になります。

ご利用者様が気軽に休まないようにするため

また、ご利用者様が気軽に休まないようにするためにもキャンセル料の設定が有効です。
ご利用者様のお休みで一番多いのが当日の体調不良なのですが、私の経験上体調不良よりは面倒になってしまったり、少し疲れただけと言うケースが非常に多いです。
これを防ぐために、キャンセル料を設定するということです。
キャンセル料があることでキャンセルに対して心理的負担が生まれます。
その場合のキャンセル料の設定ですが、この場合はご利用者様負担額と同等か少し高い金額を設定するのが有効かと思います。
そうすれば、休むほうが負担が大きいならデイサービスに行ったほうが良いとの結論に達するでしょう。

キャンセル料の条件

キャンセル料を設定する場合、とても重要な事はキャンセル料を徴収する場合の条件設定を明確にしておくことです。
特に安くないキャンセル料を設定している場合、条件を契約書にわかりやすい表現で記載して置く必要があります。

  • 当日の朝8時30分までに連絡(留守番電はを含む)がなかった場合
  • ご利用前日までに連絡をいただけなかった場合
  • ご利用者様の家の前までお迎えに行ったのにお休みだった場合

キャンセルの早めの連絡を促すことは、キャンセル待ちのご利用者様を探し出し、穴埋めを行うための時間ができるので有効です。

キッチリを契約書に載せた上で契約前にきっちりと説明し、理解をさせておくことが重要です。後にクレームにならないようにすることが重要です。

キャンセル料の金額設定

キャンセル料の金額の決め方ですが、上記で説明したキャンセルによる損失の補填のためでしたら1万円近い金額が必要になります。
しかし、これは流石に高すぎるでしょう。せめて半分の5,000円程度を設定します。
また、キャンセルに対する心理的負担を与えたいのであれば、自己負担分と同等程度の金額を設定します。つまり、1,000円程度になるでしょうか。

最後に食材費をキャンセル料として徴収する方法があります。
食材は実際にキャンセルすることが出来ない場合が多いのでこの金額を設定することも可能です。

ちなみに私のデイサービスの場合キャンセル料は1,000円に設定しています。

キャンセル料のデメリット

キャンセル料を徴収することのデメリットも語らなければなりません。キャンセル料を取ることによってご利用者様に不信感を与えてしまう事があります。
先程も申し上げたようにご利用者様のキャンセル理由の多くは体調不良によるものです。それなのにお金を取られたとというイメージが先行してしまって、クレームにつながってしまうことがあります。
ご利用者様が辞めてしまうのであればキャンセル料なんていらないという考えもあるでしょう。

 

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