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【デリサービスの連絡帳】ムダな時間は削れ!

投稿日:2017年8月5日 更新日:

連絡帳

ご利用者様のご家族や担当ヘルパーとのコミュニケーションツールである連絡帳、皆様はどのように活用されていますか。

毎日毎日「お変わりなくお過ごしになられました」とか「精力的に機能訓練を行いました」などとお決まりの文句ばかりが並んではいませんか。

正直、日々のサービスの中でイベントや異常がなければ書くことも少ないでしょう。
大規模のデイサービスだと30人以上ご利用者様、ひとりひとりの連絡帳にそんなに時間をかけられないという現実があります。

ここでは面倒な連絡帳を短時間で書くためのノウハウを記述してみたいと思います。

誰に向けて書いているかを明確に

連絡帳を見ているのは誰かを明確にして書くことが大事です。
利用者様の奥様なのかお子様なのか、ヘルパーなのか、主に連絡帳を見る人(キーパーソン)は誰なのかを意識してみましょう。

キーパーソンの立場や介護に対する知識によって使う言葉も変わるでしょうし、どんな情報がほしいのかを考えれば自ずとなにを書けばいいのか見えてくるはずです。

介護のことをあまり知らないご家族に介護用語ばかり使っていては理解されないでしょうし、ヘルパーさんしか見ないのに介護のアドバイスをかいても意味がないかもしれません。

また、介護経験のない人が見たら慌ててしまうような表現は控えます。
「不穏な動きを見せた」とか「何度も何度も同じことを繰り返し話していました」などと介護職を経験した方ならよくあることだと理解してくれますが、そういった表現に慣れていない人がこのような報告に直面すると、慌ててしまうのが目に見えているでしょう。

聞きたいことの把握

キーバーソンの性格や介護に対する考えによって、知りたい情報も変わってきます。
ネガティブな情報を聞きたくない方もいるでしょうし、事細かにおきた事実を知りたいと思う方もいるでしょう。
積極的に介護に関わってくれる人も、どちらかと言ったら介護に対して消極的な方だっていらっしゃいます。
ご家族のスタンスを確認するために、相談員や送迎担当者はご家族との会話に注意を払いましょう。

連絡帳の返信欄

連絡帳の返信欄にどのようなことを書いてくるかがも参考にしていきましょう。
まず、連絡帳の返信欄にメッセージを書いてくれる方は全体の5%未満です。
ですから返信を書いてくれるだけで介護に対して積極的であることがわかります。

記載されている内容も注目します。
細かい指示や感想をお書きの方は細かなことでもご利用者様についてなんでも知りたがっている事が多いです。
悩みや相談が多い場合は安心させるようにしっかりと答えてあげましょう。
ときには管理者や経営者自ら送迎に行き、悩みを聞いてあげましょう。

お願い事

連絡帳を使ってご利用者様への通院のおすすめや必要なお持ち物、アドバイスなどをお伝えするときは注意が必要です。
ご家族などが理解できるような言葉で知らせる必要があります。
また、ご利用者様本人が連絡帳を呼んでしまう可能性も考えておきましょう。

ご利用者様のプライベートに踏み込み話やプライドお傷つけてしまう可能性があるようなお願いをする場合は、電話で伝えるかケアマネジャーに伝えてもらいましょう。

テンプレートを作っておく

利用回数、季節、入浴、機能訓練などなどある程度一般化できるカテゴリごとにテンプレートを作っておきましょう。
基本的にご利用者様に何もなければこのようなテンプレートから文言を選んで書いておけばいいでしょう。

季節の挨拶

「寒い時期も終わり、いよいよ春の兆しが見えてきましたね」
「夏は脱水症状になりなすいので、水分補給に気をつけてください」
「熱い日ですね。節約のため冷房を消すなんてことはしていませんか」
「寒くなってきましたね、冬物の洋服の入れ替えは終わりましたか」

入浴された方

「本日は寒い一日でしたので、湯船に少し長い間浸かられて体がポカポカになったと喜んでおられました。」
「本日は箱根の湯の入浴剤を入れて入られました。久々の箱根だととても喜んでいました」
「今日は念入りに垢すりを行いました。お肌がすべすべになりましたよ」

機能訓練を受けられるご利用者の場合

「お疲れになった時にほかのご利用者様が頑張っている姿を見てご本人も負けてはいられないと踏ん張って訓練を続けておりました」
「気持ちいいお風呂に入るためにいつもよりメニューを多くこなしておりました」
「女性職員にいいところを見せようとリハビリを頑張られておりました」

連絡帳はいらない?

実は私は連絡帳なんてなくてもいいのではないかと思っています。
皆様は施設がずっと使われてきた連絡帳をなんの疑問もなく使い続けているかもしれません。
介護保険法には連絡帳記入の義務はありませんので書かなくてもいいのです。

職員がひいひい言いながら連絡帳を書いている割には実際読まれているご家族はそれほどないでしょう。(目は通していると思いますがなければなくても構わないのでは)

必要な時は電話で連絡すればいいと思っています。
費用対効果が弱いと考えています。

一気になくすことが難しかったら、施設からの欄を思いっきって小さくしてみることから始めてもいいかもしれません。

いずれにしろ連絡帳は数少ないご利用者様のキーパーソンとのコミュニケーションツールです。
まく使えばご家族などと信頼関係を築けますが、記入には職員の労力がかかりますし、下手をするとドラブルのきっかけになってしまいます。

効率的に、効果的に連絡帳を使えるようにしましょう。

 

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