開業・設備

【クラウド管理】デイサービスの情報共有とセキュリティ

投稿日:2017年8月17日 更新日:

事業所内の情報をクラウドで管理するととても便利です。

クラウドとはデータをネットワーク上に利用したいソフトやデータが格納されていて、データやソフトの利用者はどこからでもどんな端末からでもアクセスできる
コンピューター技術の総称です。

また、クラウドでの情報管理とはネットワーク上にある記憶媒体に情報を格納して各自がいろいろなシチュエーションからアクセスできるようにすることです。

皆さんは外に営業に出ているときにケアマネに連絡を取りたくなったり、利用者のバイタルデータが必要になるかもしれません。

そんなときにパソコンとネットワーク環境さえあればすぐにアクセスできますし、編集することもできます。

また、たまにしか来ないパート職員が利用者の最新情報に触れることも可能になります。
利用者の情報共有については(メモ帳ソフト)に詳しく書いています。

クラウドを導入する際によく聞かれるリスクですが、情報が外部に漏れてしまうのではないかとか、データが消えてしまうのではないかと言う心配です。

確かにIDとパスワードを知られてしまうとどこからでも情報にアクセスすることが可能です。
ですから必ず定期的にパスワードを変更したり、必要以上に人を情報にアクセスさせないなど注意しておけば極小化させることができます。

データの消失に関しては過去にクラウドデータ会社のデータが消えてしまった事例がありました。
大企業のホームページがダウンするなど、大きな被害を出して報道されましたので覚えている方もいらっしゃるかと思います。
これの回避方法は簡単です。
データのバックアップを取ることです。

後で個別のアプリの説明でも書きますが、多くのクラウドサービスのデータは個別のデバイス内にも同期されることになります。
もしクラウド上のデータが消えてしまっても、各デバイスのデータをクラウドにあげ直せばいいことになります。

また、クラウド上のデータ消失に関しては上の事件後、私の知る限り起きていません。
サービス事業者もどんどん進化していますからね。

それでは私が利用したことがあるアプリを紹介していきます。

ドロップボックス

私の事業所が使っているサービスです。
クラウドデータ管理サービスの第1人者です。
無料で2Gの容量が使えます。

特徴
  • 消したファイルのバックアップが取られている(無料の場合は30日間)
  • スマホを同期させれば写真撮影時に自動アップロード可能
  • PC・スマホ(iOs andoroid問わず)・タブレット全てで簡単に管理
  • 初期の利用容量が2Gと少なめ
  • マイクロソフトofficeとの連携が簡単で共有などの管理などが簡単

Google Drive

こちらはGoogleが提供しているクラウドサービスです。
こちらは初期から15Gの容量が与えられておりGoogleのアカウトさえあれば利用可能です。

特徴
  • 容量が最初から15Gある
  • 他のGoogleのサービスとの連携が楽(写真管理、)
  • マイクロソフトofficeとの連携がイマイチで文書が崩れてしまうことも

One drive

マイクロソフトが提供しているサービスです。
初期の容量は5GでドロップボックスとGoogle Driveの間です。
マイクロソフトのアカウトと紐付けられます。

特徴
  • web上でオフィスファイルを開くことができる。
  • 更新履歴からのバックアップができない。

上記3つのサービス以外にもAppleが提供するiCloudや
Amazonが提供するAmazon Cloud Driveなどがありますがそれほど変わりがありません。

どのサービスも無料で十分に使えますし簡単に設定できますし、
自分の使い慣れたサービスを利用するのがいいかと思います。

 

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