経営者の仕事

【デイサービスのシフト作成】月末の管理者を悩ませる風物詩

投稿日:2017年8月6日 更新日:

シフト作成

月末の忙しい時期、翌月のシフト作成は管理者に重くのしかかる問題となります。
パート職員は小さな子供を抱えていることも多く、祝日や夏休みなどの時期に休みが重なりますし、正社員には夏休みや有給休暇を与えなければなりません。

潤沢に職員を抱えているのであれば、一人二人休んだところで問題ないのでしょう。
しかし、私が運営する施設を始め殆どの施設がそのような状況にはないでしょう。

毎月末に困らないようにシフトの作成は早め早めに行っていきましょう。

基本(曜日固定)シフト

毎月毎月、全職員に出勤可能日を提出させ穴埋めのようにシフトを作成する方法もありますが、これでは一からシフトを作成しなければならず手間がかかります。
基本的に曜日を固定してシフトを作成し、固定した曜日で休みが必要な日だけを提出させるようにしましょう。
曜日固定のシフトを作成する場合、気をつけることは月曜日に小さい子供のいる職員の配置は避けることです。
ハッピーマンデー制度が始まり、振替休日もあるので月曜日は他の曜日に比べてお休みが多くなります。保育園や学校はお休みとなり、休みを取る職員が必ず出てしまいます。

また、シフトは毎月25日頃には作成しておきましょう。
他に仕事を抱えているパート職員などがいる場合、先にシフトを決めてしまえば勤務を確保することができます。

代替職員

パート職員はご家族の状況によってお休みになってしまうことが多いです。
これは仕方のないことだと思います。
お休みに関しては出来る限り職員同士で出勤の交換をさせることで推奨しましょう。
これが習慣化されれば職員同士、どの人が何曜日変わることができるのかなどの情報を共有することができますし、出勤を交換することでお互いが助けっているんだとの意識が生まれてきます。

ただ、代わりに出勤する職員を探すのは会社の役目だという批判もありますので、
私の事業所でパート職員同士が自ら代わりの職員を見つけてきた場合、
代わりに出勤した職員に対して寸志を渡すようにしています。
お小遣い程度の金額ですが、これを行ってから私が変わりの職員を探すことがめっきり減りました。

社員の休日について

社員の休日はパート職員が休みを取る確率の多い曜日にすることです。
いざパート職員が休みとなった場合、社員が代わりに出勤することができるからです。

また、近隣にグループ内の事業所がある場合、助っ人に来れる職員の把握をしておきましょう。
これは管理者同士が綿密に連絡を取り合ってお互いの職員の出勤状況について把握する必要があります。
できることなら職員同士の交流会などを開き、あの事業所のためなら助っ人に行きたいと思わせる関係を作ることが大切です。

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